Conduire des réunions productives

Réunion : désunion?

Vous expérimentez des difficultés lorsque vous tenez vos réunions? Vous appréhendez la prochaine réunion et vous cherchez à améliorer une situation qui vous apparaît épineuse? Réunion ne doit pas rimer avec effusion, ni avec désunion… et démotivation. Rassurez-vous, des gestionnaires de tous les horizons vivent des situations semblables et il existe des moyens étonnamment simples de remédier à ces problèmes fréquents.

Comme responsable de la réunion, il est en votre pouvoir de prévenir les difficultés. Votre responsabilité est d’ailleurs de fournir à votre équipe un climat de travail sain favorisant la productivité. Toutefois, les situations suivantes vous sont-elles familières? Voyons voir!

• Ma réunion compte un trop grand nombre de participants : notre travail d’équipe n’est pas optimal, chacun y met son grain de sel.
• Il est plus facile de réchauffer la salle en traitant d’abord les sujets moins dérangeants. C’est pourquoi j’entame mes réunions avec des points plus généraux.
• Les participants se font tirer l’oreille pour apporter leur contribution à ma réunion : je parle seul, je n’arrive pas à faire intervenir les personnes rassemblées autour de la table.
• Mon ordre du jour est long : nous devons couper court à certains points de l’ordre du jour, ce qui a forcément un impact sur le déroulement de notre projet.
• Je reste sur ma faim lorsque la rencontre se termine : les résultats voulus ne sont pas atteints et je dois reporter certains éléments aux réunions ultérieures…
• Nos réunions n’entrent pas dans la plage horaire prévue : nous débordons souvent le temps prévu!
• Je dois composer avec des retards répétitifs et des départs hâtifs de la part de certaines personnes.
• Les mêmes personnes prennent le plancher durant la réunion et coupent la parole aux autres, ce qui empêche le reste des participants de donner leur point de vue…
• Dans mon équipe, tout le monde est volubile et parle en même temps la plupart du temps!
• Lorsque la passion emporte mon équipe, les discussions sur un même point de l’ordre du jour peuvent s’éterniser…
• J’ai une équipe tissée serrée : tout le monde se connaît et certains ont tendant à entrer dans des sujets touchant leur vie personnelle durant les réunions.
• Il m’arrive de devoir ramener à l’ordre des personnes qui consultent leur cellulaire durant mes réunions!

Vous vous reconnaissez dans ces situations? Retenez que 2 éléments essentiels doivent présider à la tenue de votre réunion : la préparation minutieuse de l’ordre du jour et la communication constante au sujet du code de comportement que vous donnez à votre équipe pour le bon déroulement des réunions.

L’ordre du jour, un document guide

Votre ordre du jour doit présenter explicitement les objectifs de la rencontre. Il doit être détaillé et minuté. Chaque personne invitée à la réunion doit pouvoir comprendre la raison pour laquelle elle y participe. Elle doit pouvoir s’en servir pour se préparer à la rencontre. Ce document lui permet aussi d’envisager quelle durée sera allouée au sujet qui la concerne.

Le code de comportement

Ce code ne comporte pas une longue liste de règles à suivre lors de la réunion. Communiquez-les clairement à votre équipe et dès qu’elles sont intégrées et mises en pratique, vous pourrez en ajouter de nouvelles. Elles seront adoptées progressivement et bientôt toute l’équipe y sera habituée.